Nous recevons de nombreux documents administratifs presque tous les jours. Nous en publions également. Qui n’a jamais reçu de papiers qui étaient rangés d’une manière désordonnée ? Qui n’a jamais pensé à perdre un document important pour des raisons d’organisation et l’a trouvé quelques semaines plus tard ? Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour archiver efficacement vos documents administratifs.
L’importance d’un bon classement de vos documents administratifs
La première et la plus importante raison est la loi. En effet, vous devez conserver un certain nombre de documents pendant plusieurs années. De cette façon, vous pouvez réclamer une garantie, réclamer quelque chose ou exercer un droit. La durée légale varie en fonction du type de document.
Elle varie entre 2 et 10 ans pour les papiers d’assurance, entre 1 et 3 ans pour les impôts et taxes et entre 6 mois pour le travail, le chômage et la retraite et pour la vie. N’ignorez pas ces types de documents comme une fiche de paie dématérialisée, car ils vous sont très utiles. Afin de connaître la période de validité de tous les documents à conserver lorsqu’ils sont personnellement identifiables, nous vous invitons à visiter un site Web de service public.
Conseils pour l’archivage de vos documents administratifs
N’attendez pas que vos documents s’accumulent avant de les déposer. Prenez le temps de le faire chaque semaine ou même chaque jour. Vous verrez plus clairement et cela ne vous prendra que quelques minutes. Ensuite, le plus courant consiste à classer vos documents dans des dossiers.
Chaque fichier concerne un type de document. Par exemple, créez un dossier « taxes » et regroupez-y toutes vos déclarations. Notez qu’il est également possible de numériser vos documents pour les stocker numériquement. En ce qui concerne les entreprises, le processus est sensiblement le même.
Vous devrez soumettre des documents plus régulièrement que les particuliers.
